Doanh nghiệp bán sỉ chết vì công nợ nhiều hơn vì thiếu đơn. Đơn tăng mà tiền không về thì kho vẫn phải nhập, lương vẫn phải trả. Ba con số dưới đây đủ để chủ doanh nghiệp biết mình đang đứng ở đâu, và chỉ mất năm phút mỗi sáng thứ Hai.
1. Tổng nợ phải thu, so với tháng trước
Không phải con số tuyệt đối mà là chiều hướng. Nợ tăng nhanh hơn doanh thu nghĩa là bạn đang cho vay để bán hàng. Nếu kế toán mất nửa ngày mới cộng được con số này, vấn đề không nằm ở kế toán mà ở chỗ sales, kho và kế toán đang ghi nợ ở ba nơi khác nhau.
2. Nợ quá hạn theo tuổi: 0–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày
Một bảng bốn cột. Khoản trên 90 ngày là khoản có khả năng mất; khoản 31–60 là khoản còn gọi được. Thứ tự gọi trong tuần đi từ cột 31–60 trước, vì đó là chỗ tiền còn về.
3. Khách nào đã vượt hạn mức
Hạn mức không phải để phạt khách. Hạn mức là giới hạn rủi ro bạn chấp nhận cho từng khách, đặt một lần khi mở mã khách, kèm kỳ hạn nợ (15, 30 hay 45 ngày). Khi khách vượt hạn mức, đơn mới phải dừng lại chờ chủ duyệt, thay vì sales tự quyết rồi báo sau.
Đặt hạn mức thế nào cho khách mới
- Ba đơn đầu: trả trước hoặc hạn mức bằng một đơn trung bình.
- Sau ba tháng trả đúng hạn: nâng lên hai lần doanh số tháng.
- Trễ hạn hai lần liên tiếp: hạ về mức cũ, không cần tranh luận.
Quy tắc rõ thì sales dễ nói chuyện với khách hơn, vì đó là quy tắc chung, không phải quyết định cá nhân.
Khi nào cần hệ thống thay cho Excel
Khi ba con số trên không còn ra được trong năm phút. Từ lúc đó, một hệ thống ghi đơn, xuất kho và công nợ ở cùng một chỗ là cách rẻ nhất để lấy lại năm phút ấy, và là thứ KINAM dựng cho doanh nghiệp bán sỉ từ vài trăm đơn một tháng trở lên.
Xem cách KINAM hiện ba con số này trong buổi demo trực tiếp.